Budget
L’utilisation des budgets requiert une définition préalable du type de budget que l’on veut mettre en place. Deux types sont disponibles :
Proposition
Le détail du budget entré sera visible uniquement lorsque la proposition aura été approuvée et que le budget sera converti en budget initial.
Il n’y a pas de processus d’approbation à même le système. L’approbation du budget doit donc être faite par un usager via l’action Approuver dans la page JOV Historique du budget.
Lorsqu’une Proposition est approuvée, elle devra être convertie en Budget Initial ou en Budget Révisé grâce à la fonction de Confirmation du Budget initial ou du Budget Révisé dans la page JOV Historique du budget du projet.
Budget initial
Ce type de budget ne requiert aucun processus d’approbation et est donc plus simple à mettre en place. À la création du projet on entre le détail du budget sur chacune des tâches pour le voir se cumuler.
Seule la dernière révision d’un budget est éditable. De type Proposition ou Budget initial, sans révision, la version éditable du budget est celle nommée « Révision 0 ».
La version nommée « Révision 0 » est la seule à pouvoir être convertie en Budget initial. Les autres versions seront soit des Budgets révisés ou des Propositions convertibles en Budgets révisés.
Il est uniquement possible d’effacer une révision de type Proposition. Dès que la révision est convertie en Budget initial ou Budget révisé, il n’est plus possible de l’effacer.
Création du budget
Les étapes pour créer un budget :
1- Vérifier que la révision a bien été créée en Proposition ou en Budget initial en fonction des configurations. JOV Liste de projets > JOV Fiche de projet > Actions > Budget > Gestion budgétaire
2- Créer la révision au besoin JOV Historique de budget > Actions > Créer une nouvelle révision
Il est possible d’ajouter des éléments de budgets uniquement dans la dernière révision et lorsque celle-ci n’est pas approuvée.
3- Ajout de montants au budget
L’ajout de montants se fait directement sur les tâches de type Report. Après avoir sélectionné une tâche, cliquer sur : Ligne > Budget détaillé > Budget actuel
Les éléments de budget seront cumulés afin d’être affichés dans les tâches et dans les écrans de cumuls par projet ou département.
Il n’est pas possible d’entrer un budget global pour un projet puisqu’il faut impérativement que la tâche soit de type Report.
Utilisation des éléments de budget
OMZY permet de constituer un budget par tâche de façon sommaire ou de façon détaillée pour un suivi de la marge effective. Si pour éviter une érosion de marge on tend à ce que les coûts réels, au fur et à mesure de l’avancement du projet, soient proches de ce qui a été budgétisé, il n’y a pas d’obligation à ce que le projet se réalise tel qu’il a été estimé.
Le détail du budget qui peut aller jusqu’à inclure les heures et les coûts estimés, permet de garder une trace du calcul ayant servi à le monter. Les sommes de chacune des tâches serviront de comparatif avec le réel.
Les 2 seuls champs obligatoires sur une ligne de JOV Budget détaillé sont le Type de transaction et le code de département. Normalement, le département devrait être le même que le département par défaut de la tâche à moins qu’on souhaite impliquer des ressources d’autres départements.
Approbation d’une révision de budget
L’approbation d’une révision budgétaire, y compris la Révision 0, est nécessaire avant de pouvoir créer de nouvelles révisions. L’approbation a pour but de bloquer la modification du budget.
Les étapes pour approuver une révision budgétaire sont :
1- Ouvrir la gestion des budgets d’un projet JOV Liste de projets > JOV Fiche de projet > Actions > Budget > Gestion budgétaire
2- Sélectionner la ligne du budget en révision attente d’approbation ou de rejet
3- Utiliser la fonction Approuver ou Refuser
Actions > Approuver
Actions > Rejeter
Conversion d’une révision de type proposition approuvée en budget initial ou révision budgétaire
La conversion d’une proposition en budget initial ou révision budgétaire est nécessaire afin que le budget puisse être affiché dans les colonnes budgétaires appropriées de la section des Tâches comme dans les requêtes et les rapports.
Les colonnes de budget révisé présentent toujours le budget à jour sans la proposition en cours, qu’elle soit approuvée ou non.
Pour transformer une proposition en budget initial
1- Ouvrir la gestion des budgets d’un projet JOV Liste de projets > JOV Fiche de projet > Actions > Budget > Gestion budgétaire
2- Sélectionner la Révision 0 de type Proposition.
3- Transformer la révision en budget initial Actions > Confirmer l’initiale (sous-entendu « version initiale »)
Pour transformer une proposition en budget révisé
1- Ouvrir la gestion des budgets d’un projet JOV Liste de projets > JOV Fiche de projet > Actions > Budget > Gestion budgétaire
2- Sélectionner la dernière révision différente de 0 et de type Proposition.
3- Transformer la révision en budget initial Action > Révision
Création d’une nouvelle révision budgétaire
La révision budgétaire est nécessaire lorsque la révision précédente a été approuvée et qu’il y a des changements à apporter au budget.
Si le paramètre de création des projets dans le JOV Configuration du domaine est à Budget initial, la révision sera de type Budget révisé (non approuvée). Si le paramètre est à Proposition, la révision sera de type Proposition.
Les étapes pour créer la révision sont :
1- Ouvrir la gestion des budgets d’un projet JOV Liste de projets > JOV Fiche de projet > Actions > Budget > Gestion budgétaire
2- Créer la révision Actions > Créer une nouvelle révision
La création d’une nouvelle révision budgétaire, qu’elle soit de type Proposition ou Révision, copie automatiquement toutes les lignes de budget détaillé de la révision précédente.
Dans l’écran de budget détaillé, il est possible de voir, dans la colonne Révision, le numéro de la révision où chacun des éléments de budget détaillé a été ajouté ou modifié la dernière fois.
Le paramètre Autoriser la mise à jour des budgets générés de la page JOV Configuration du domaine permet d’indiquer s’il est possible de modifier une ligne de budget détaillé qui a été copiée d’une révision précédente ou si l’usager doit obligatoirement en ajouter une nouvelle.
Consultation de la répartition du budget par département
La fonction peut être appelée au niveau du projet ou pour n’importe laquelle des tâches.
Consultation de la répartition du budget par département pour tout le projet :
1- Ouvrir la gestion des budgets d’un projet JOV Liste de projets > JOV Fiche de projet > Actions > Budget > Gestion budgétaire
2- Ouvrir la page de la répartition par département Actions > Départements
Consultation de la répartition du budget pour une Tâche en particulier
1- Sélection de la tâche JOV Liste de projets > JOV Fiche de projet
Se positionner sur la tâche qui peut être de type Report ou de type Début total.
2- Ouvrir la page de la répartition par département Ligne > Budget détaillé > Départements planifiés
Consultation de la répartition du budget par révision
La fonction peut être appelée au niveau du projet ou pour n’importe laquelle des tâches.
Consultation de la répartition du budget par département pour tout le projet :
- Ouvrir la gestion des budgets d’un projet JOV Liste de projets > JOV Fiche de projet > Actions > Budget > Gestion budgétaire
Consultation de la répartition du budget pour une Tâche en particulier :
1- Sélection de la tâche JOV Liste de projets > JOV Fiche de projet
Se positionner sur la tâche qui peut être de type Report ou de type Début total.
2- Ouvrir la page de la répartition par département Ligne > Budget détaillé > Gestion budgétaire