Projets

JOV Liste de Projets

La page JOV Liste de Projets permet d’accéder à tous les projets du domaine et d’en créer.

Général

• No.: Code de projet utilisé dans les pages pour référencer le projet. Le No. par défaut provient de la configuration dans JOV Configuration du Domaine. Pour rappel, c’est dans cette configuration que l’on peut donner une numérotation précise à appliquer génériquement lors de la création de nouveaux projets.

• Description: Description du projet. Celle-ci apparaît tant lors de l’imputation de temps et dépenses que sur la facture envoyée au client.

• Département de facturation: Département par défaut du projet. Il faut identifier ici le département responsable du projet, soit, celui vers lequel iront les profits et pertes. Si un défaut est identifié ici, il sera obligatoirement identique au département identifié dans la ligne de chacune des tâches lors de la création complète d’un projet.

• No Client facturé: Provient d’un standard de BC, pas d’utilité dans OMZY.

• No Client de la facture: Une validation est faite ici avec le champ Département de facturation puisque la liste des clients provient directement de la compagnie où ils sont créés. Ce champ correspond au client qui sera sur le format de facture et qui pourra être différent du client de projet lorsque le mode de facturation Avancé sera disponible (courant 2024).

• No Contact facturation: Contact de la personne à qui l’on envoie la facture.

• Nom client facturé: Nom correspondant au numéro client de la facture.

info

Les champs qui suivent, depuis adresse de facturation jusqu’à courriel pour l’envoi de la facture et l’adresse à laquelle envoyer les états de compte, sont explicites en leurs libellés. La Solution n’offre pas encore l’envoi automatisé par courriel.

• Description de Recherche: Par défaut ce champ est renseigné par la description du projet mais on peut le modifier.

• Responsable: La ressource identifiée dans ce champ assumera le rôle de Directeur/trice de projet et approuvera les feuilles de temps si l’approbation par projet est activée.

• Bloqué: Provient d’un standard de BC, pas d’utilité dans OMZY.

• Date dernière Modification: Spécifie la date à laquelle la fiche de projet a été modifiée pour la dernière fois.

• Chef de projet: La ressource identifiée ici assumera le rôle de chargé/e de projet. Ce champ pourra servir de filtre dans certains rapports.

• Commentaire Obligatoire: Oui/Non : sert à rendre obligatoire le commentaire dans les transactions de projet.

• Mode de facturation:

  • Aucun : Projet non facturable (comme projet interne par exemple)
  • Simplifié : Copie des tâches en format. On ne peut pas créer manuellement des séquences
  • Avancé : Fonctionnalité disponible courant année 2024

• Séquence hiérarchique: Si cette case est activée, les tâches « Parent » ou identifiées comme « Début Total » feront office d’entêtes liés. Exemple : ma Phase 1 est un « Début Total » et a sous elle, 4 tâches identifiées chacune comme des étapes de ma Phase 1 sur lesquelles on impute des transactions. La présentation sur la facture respecterait cette hiérarchie avec la Phase 1 comme entête liant sous elle les 4 tâches « enfants ».

Inversement, si cette case n’est pas activée, il n’y aura pas d’entête lié. Si l’on veut modifier l’activation de ce champ alors qu’une facture a déjà été préparée, il faut supprimer la préparation, modifier l’activation et regénérer la préparation.

• Cumul de facturation: 6 cumules différents de facturation
  • 0 : 1 seule séquence pour toutes les tâches
  • 1 : Séquence sur le premier niveau d’indentation
  • 2 : Séquence sur le second niveau d’indentation
  • 3 : Séquence sur le troisième niveau d’indentation
  • Tout : Chaque tâche identifiée avec un type de tâche « Report » représente une séquence
  • Manuel : On sélectionne soi-même quelle tâche doit représenter une séquence en cochant à hauteur de la tâche la case de la colonne « Niveau de facturation »

Comptabilisation

• État: Correspond au statut du projet. 4 statuts possibles :

  1. Planification : Projet pour lequel on prépare une offre de services

  2. Devis : Projet dont le budget n’est pas encore approuvé

  3. Ouvert : Projet dont le projet est approuvé

  4. Terminé : Projet prêt à être archivé. Les TEC sont à 0 et il n’y a plus de CAR.

     On peut changer l'état du projet en cours d'avancement.

• Groupe de report Projet: Provient d’un standard de BC, pas d’utilité dans OMZY.

• % réalisé: Provient d’un standard de BC, pas d’utilité dans OMZY.

• % facturé: Provient d’un standard de BC, pas d’utilité dans OMZY.

• JOV Code de devise: Devise de facturation du projet. Les montants dans cette devise sont présentés avec l’acronyme PCY. Lorsqu’on consulte la fiche d’un projet, les informations sont présentées par défaut en devise du projet (PCY) alors que lorsqu’on consulte une liste de plusieurs projets, les informations sont présentées par défaut en devise de domaine (DCY).

• Type de contrat par défaut: L’information entrée ici provient des types de contrat configurés dans JOV Type de Contrat. Si l’on créée un projet dans sa totalité, c’est-à-dire sans recourir aux fonctions Copier les tâches du projet à partir de ... et Copier les tâches du projet vers..., le type de contrat entré ici sera populé à hauteur de chacune des tâches créées. Par contre, si le projet est créé via les fonctions Copier les tâches du projet à partir de ... ou Copier les tâches du projet vers..., le type de contrat indiqué ici sera à titre d’information. C’est le type de contrat associé aux tâches copiées qui sera populé.
  Pour rappel, plusieurs types ont généralement été configurés en fonction des besoins dans JOV Type de Contrat.

• Type de facturation: Indique si le projet est par défaut facturable ou non en fonction du Mode de facturation.

• Groupe de catégories Par défaut:Identifier ici le groupe de catégorie défaut qui s’appliquera pour toutes les tâches le cas échéant.

• Groupe défaut de comptabilisation de la catégorie: Identifier ici le groupe défaut de comptabilisation de la catégorie qui s’appliquera pour toutes les tâches le cas échéant.

• Type de projet: Permettra ultérieurement de faire des regroupements comme par type de marché par exemple.

  remarque

  Tous les champs de cette section sont populés à hauteur des tâches lorsqu’on crée un projet de bout en bout. Si la création du projet se fait via les fonctions de copie de tâches, ce sont les champs en provenance de la copie qui seront populés.

Facturation

• Compagnie de Facturation: En fonction du département de facturation sélectionné dans le champ Département de facturation la compagnie la compagnie sera inscrite automatiquement et le champ ne sera pas modifiable. On identifie ici la Cie BC propriétaire du département et également la Cie qui facturera le projet. Si une transaction de projet d’une autre compagnie que la Compagnie de Facturation comptabilise une transaction, le processus de multi-compagnies se met en place.

• Classe: Correspond au type de classe à utiliser dans le projet. Le type de classe fournit, selon les configurations dans JOV Configuration du Domaine, les valeurs de classes à utiliser dans les budgets, les méthodes de facturation compatibles et les transactions de projet JOV Journal de Projet.

• Méthode de Facturation de la Main-d’œuvre : Méthode de facturation pour la main d’œuvre. Les méthodes de facturation sont créées dans JOV Méthode de facturation.

• Méthode de Facturation des Dépenses: Méthode de facturation pour les dépenses.

• Méthode de Facturation des Frais internes: Méthode de facturation pour les machines, équipements et frais internes.

Tâches

La section des Tâches permet de définir, sous forme hiérarchique, les Tâches qui serviront à organiser le projet afin de pouvoir le budgétiser et recueillir les coûts.

Pour générer la hiérarchie des Tâches, après les avoir créées et leur avoir attribué leur type (Début Total, Report, etc.), il faut utiliser le menu Ligne => Fonctions => Indenter les Tâches de Projet.

Les informations monétaires présentes par défaut dans cette section sont présentées en devise de projet (PCY).

• No. Tâche de Projet:

  • Identifiant numérique de la tâche. Le numéro doit respecter la suite logique de l’organisation des Tâches.
  • La fonction d’indentation va utiliser ce numéro en combinaison avec le Type de Tâche de Projet pour créer la hiérarchie.
  • Les numéros de tâches sont numériques (bien que l’alpha numérique soit possible, nous ne le recommandons pas parce que la partie alpha pourrait aliéner l’indentation).
  • Le nombre maximal de caractères est de vingt (20).
  • Le numéro de tâche apparaît sur la facture.

• Description:

  • Description de la tâche pouvant aller jusqu’à 100 caractères alphanumériques.
  • Pour peu que le niveau de facturation et les entêtes de séquences correspondent, on pourrait ordonner la présentation de la facture comme suit :
    • 01-Surveillance en chantier (Tâche « Parent » Début Total)
    • 02-Surveillance (Tâche « enfant » Report)
    • 03-Supervision (Tâche « enfant » Report)
    • 04-Rédaction de rapport (Tâche « enfant » Report)
    • 05-Total Surveillance en chantier (Tâche « Parent » Fin Total)

• Type de Tâche de Projet: Permet de spécifier la fonction de la tâche dans la hiérarchie. Il sera à « Report » pour les tâches permettant l’imputation alors qu’il sera à « Début Total » et « Fin Total » pour les tâches « Parents » afin d’afficher des regroupements.

• Type de contrat: Champ informatif : permet d’indiquer le Type de Contrat qui sera utilisé pour la tâche.

• Département: Définit le département de la tâche et peut être différent du département du projet identifié dans la section facturation et également de tâche en tâche.

• Niveau de facturation : Les cases seront cochées en fonction du choix effectué dans la section Général à Cumul de facturation. Chaque case cochée représente une séquence. Si à Cumul de facturation on a choisi « Manuel », il faudra soi-même cocher les cases que l’on dédie à être une séquence.

• Format: Une fois la création ou la mise à jour du format et des séquences demandées via le menu Ligne => Fonctions => Créer/Mettre à jour Format et Séquences, ce champ se renseignera automatiquement en répétant le No de projet. Le « format » de facture est le nom court de « Dossier de facturation ». C’est la structure de la facture qui respectera l’arborescence des tâches du projet, les niveaux de facturation et les types de facturation associés aux tâches.

• Séquence: De même que pour le format, une fois l’action sur la ligne réalisée, les numéros des séquences seront automatiquement générés et correspondront aux numéros de tâches de projet. Si le format correspond à la structure de la facture, la séquence quant à elle, correspond au découpage de la facture.

  • Les groupes de séquences (les tâches « Enfant » sous la tâche « Parent ») ont un même type de facturation comme forfaitaire par exemple si le niveau de facturation est coché à hauteur de la tâche « Mère ».
  • Par contre, lorsque le niveau de facturation n’est pas coché à hauteur d’un « Parent », on peut avoir des types de facturation différents de tâche en tâche.

• Type de facturation de la séquence: Ce champ confirme la méthode de comptabilisation de la facture selon le type de contrat mentionné.Il n'est pas modifiable.

Il y a principalement 2 modes de facturation : forfait ou temps et matériel/dépense. Selon la configuration dans JOV Type de Contrat, on reconnaîtra des TEC (Travaux en cours) ou non lors de la comptabilisation d’imputation de temps et dépenses. Les TEC seront populés grâce aux méthodes de facturation comprenant des taux ou des majorations.

• Type de Forfait: C’est ici que l’on spécifie quelle méthode forfaitaire est utilisée soit :

  • Avancement: Facturation en fonction du pourcentage d’avancement
  • Progressive détaillée: Facturation en fonction de l’avancement détaillé avec un montant
  • Calendrier: Facturation en fonction d’un calendrier des travaux
  • Jalon: Facturation en fonction des livrables

• Type de facturation: On indique ici l’un des 3 types possibles, soit Facturable, non facturable ou Gratuité. Le type peut encore être modifié lors de l’entrée de la transaction.

  • Le type « gratuité » aura pour effet de présenter les heures sur la facture détaillée mais sans taux.

• Groupe de catégories par défaut: Le Groupe de catégories par défaut permet de définir les catégories qui seront disponibles lors de l’imputation de transactions sur chacune des tâches .

• Catégorie: Permet de sélectionner la catégorie par défaut pour une tâche ou encore forcer une catégorie pour celle-ci. Toujours modifiable au moment de l’imputation de temps par exemple.

info

Si le champ Groupe de catégories est vide alors que la Catégorie est renseignée, la catégorie sera sélectionnée au moment de la transaction et ne pourra pas être modifiée.

• Grpe de comptabilisation de la catégorie de facturation : On complète ce champ avec un groupe dans lequel les comptes de GL nécessaires à la comptabilisation des factures sont renseignés en fonction du type de contrat sélectionné. En bref, ce sont les comptes utilisés pour la facturation de la tâche.

• Code de productivité: Si le champ n’est pas complété, le code de productivité de la catégorie d’imputation de transaction aura préséance. Inversement, le code de productivité entré sur la tâche aura préséance sur celui de la catégorie si le champ est renseigné. Cela pourrait s’avérer pratique dans le cas d’un dépassement budgétaire pour lequel on ne voudrait plus comptabiliser de revenu. On entrerait ici « Non facturable » ou « Gratuité » à partir de quoi les transactions imputées ne seraient plus facturables.

info

Il est possible de « forer » jusqu’à la transaction dans toutes les colonnes affichant des chiffres.

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Les montants sont tous affichés en devise de projet (PCY)

• Quantité de base: Le total des heures de main d’œuvre exprimé dans l’unité de base définie dans les JOV Configuration du Domaine.

• Montant Coût:Coûts imputés à la tâche incluant les avantages sociaux.

• À facturer: Transactions imputées au projet non facturées.

• TEC Revenus: Travaux en cours générés en fonction des conditions de facturation.

• Revenus: Revenus reconnus incluant les profits et pertes sur facturation.

• Dépense: Dépenses imputées à la tâche comme des factures de sous-traitance ou du KM d’employé.

• Coût TEC: Colonne réservée au type de contrat via lequel on reconnaît des travaux en cours sur les coûts.

• Facturable du budget Révisé: Montant du dernier budget enregistré et approuvé le cas échéant sur la tâche.

• Budget coûtant révisé: Montant du coûtant du budget assigné à cette tâche.

• Départements budgétés: Liste des départements qui sont référencés dans le budget de la tâche.

• Date de début: Standard BC, pas d’utilité dans OMZY

• Date de fin: Standard BC, pas d’utilité dans OMZY

• Coûts des engagements: Permet de visualiser les montants de commandes en attente de réception de facture du fournisseur.

• Montant facturé: Les montants facturés et comptabilisés sont indiqués dans ce champ